Instrukcja
Start
O firmie
Kontakt
Instrukcja
Menu główne
 
Logowanie
Login
Hasło
 

Instrukcja

W całym programie obowiązuje jednolity sposób obsługi. W każdym oknie programu po lewej stronie widoczne jest menu zawierające główne opcje programu. Na samej górze znajduje się szczegółowe menu nawigacyjne, które pozwoli na wybieranie poszczególnych opcji programu. Po wybraniu w nim jakiejś opcji pokazują się następne.

Zależnie od wybranej opcji, główną część ekranu zajmować będzie albo lista danych (np. lista produktów, lista klientów) albo szczegółowe dane dotyczące jednej pozycji (np. szczegóły produktu, dane klienta). Dane mogą być albo tylko przeglądane, albo jak się posiada stosowane uprawnienia to również dodawane, edytowane i usuwane.

Jeśli dane są edytowane to wprowadzone zmiany zawsze potwierdza się przyciskiem Zapisz, a wycofuje się z nich przyciskiem Anuluj. Podczas edytowania danych, pola oznaczone kolorem żółtym są obligatoryjne do wypełnienia.

Poniżej przedstawione zostaną wszystkie funkcje programu w układzie hierarchicznym, czyli takim jak są prezentowane w górnym menu.

Strona główna
O firmie
Autoryzacja
Ogłoszenia
    Lista ogłoszeń
        Podgląd
        Edycja
    Dodaj nowe
    Kasuj
    Deaktywuj
    Aktywuj
Konto
    Dane
    Konto
    Edycja danych kontaktowych
Klienci
    Lista klientów
        Dane
        Edycja danych
    Warunki lista
        Pokaż aktualne
        Pokaż starsze
        Pokaż nowsze
        Kasuj
        Zaakceptuj
        Odrzuć
        Koryguj
    Nowe warunki
    Cenniki lista
        Pokaż aktualne
        Pokaż starsze
        Pokaż nowsze
        Kasuj
        Zaakceptuj
        Odrzuć
        Koryguj
        Filtruj
        Pokaż wszystko
    Nowy cennik
    Dodaj nowego
    Kasuj
    Deaktywuj
    Aktywuj
    Filtruj
    Pokaż wszystko
    Pokaż nowe propozycje
    Pokaż do zarejestrowania
Pracownicy
    Lista pracowników
        Dane
    Zmiana hasła
    Edycja danych
    Dodaj nowego
    Kasuj
    Deaktywuj
    Aktywuj
Produkty
    Lista kategorii
        Lista produktów
            Podgląd
            Edycja
        Poprzednia strona
        Następna strona
        Kasuj
        Aktywuj
        Deaktywuj
        Filtruj
        Pokaż wszystko
    Dodaj kategorię
    Kasuj kategorię
    Deaktywuj kategorię
    Aktywuj kategorię

8.1. Autoryzacja.
Menu Logowanie dostępne jest przez cały czas działania systemu. Jeśli użytkownik nie jest zalogowany, to może w to miejsce wpisać swój login i hasło oraz nacisnąć przycisk Zaloguj. Po podaniu prawidłowych danych ustalana jest tożsamość użytkownika i jego uprawnienia w programie. Menu Logowanie od tego momentu zawiera informacje o tym, kto jest aktualnie zalogowany. Znajduje się w nim również odnośnik Wyloguj - wylogowywujący użytkownika z systemu.

8.2. Ogłoszenia
Ta funkcjonalność systemu pozwala na umieszczanie przez użytkowników systemu dowolnych informacji. Lista ostatnio umieszczonych ogłoszeń widoczna jest zaraz po zalogowaniu się do systemu. Dzięki temu można informować użytkowników systemu o ważnych zmianach bądź wydarzeniach.

Znajdując się na liście ogłoszeń można zaznaczyć dowolną ilość ogłoszeń za pomocą pola wyboru znajdującego się obok każdego wiersza. Tak wskazane ogłoszenia można usunąć za pomocą przycisku Kasuj, deaktywować za pomocą przycisku Deaktywuj lub aktywować za pomocą przycisku Aktywuj.

Po wciśnięciu na Temat ogłoszenia przechodzimy do podglądu jego pełnej treści. Za pomocą odnośnika Edycja znajdującego się w menu górnym możemy edytować treść oglądanego ogłoszenia.

Za pomocą odnośnika Dodaj nowe możemy umieścić w systemie nowe ogłoszenie. Po wybraniu tej opcji należy podać Temat oraz Treść ogłoszenia, a następnie wcisnąć przycisk Zapisz.

8.3. Konto.
Funkcja Konto służy do zarządzania własnym kontem w systemie. Po jej wybraniu możliwa jest zmiana własnego hasła dostępu do systemu.

Wybierając odnośnik Dane można zobaczyć swoje dane. Natomiast odnośnik Edycja danych kontaktowych pozwala na zmianę swoich danych: Nr klienta w SAP, Telefon stacjonarny, Telefon komórkowy, Fax, E-mail.

8.4. Pracownicy
Okno z katalogiem pracowników pozwala na zarządzanie użytkownikami systemu. Po kliknięciu na tę opcję pokazuje się Lista pracowników. W kolejnych wierszach umieszczone są informacje o kolejnych użytkownikach. W kolumnach pokazywane są następujące informacje: Imię i nazwisko, Login (identyfikator użytkownika w systemie), Uprawnienia (rola jaką posiada użytkownik w systemie), Ostatnie logowanie (data ostatniego korzystania z systemu).

Po lewej stronie każdego z wierszy znajduje się pole wyboru. Dzięki niemu można zaznaczyć kilku pracowników. Dzięki temu za pomocą dostępnych poniżej przycisków Kasuj oraz Deaktywuj możliwe jest ich skasowanie lub deaktywowanie. Skasowanie pracownika (tak jak każdego innego elementu w systemie) jest nieodwracalne. Aby tymczasowo wyłączyć dostęp danemu pracownikowi wystarczy go deaktywować.

Deaktywowani pracownicy (jeśli tacy są), wyświetleni zostaną poniżej listy pracowników aktywnych. Zaznaczając ich na tej liście można ich z powrotem aktywować wciskając przycisk Aktywuj.

W menu górnym obok odnośnika Lista pracowników, znajduje się również odnośnik Dodaj nowego. Jego wciśnięcie pozwala na dodanie nowego pracownika.

Po wykonaniu tej operacji pokaże się nowa strona, na której należy podać Imię, Nazwisko, Login, Hasło (dwukrotnie by wykluczyć pomyłkę) oraz Uprawnienia (rolę). Domyślnie konto zaznaczone jest jako Aktywne. Nowy pracownik zostanie zapisany w systemie po wciśnięciu przycisku Zapisz. Wycofać można się wybierając w menu inną opcję bądź wciskając przycisk Anuluj.

Klikając na liście pracowników na Nazwisko lub Login dowolnego pracownika możemy zobaczyć jego dane szczegółowe. W menu górnym pojawiają się dodatkowe opcje.

Pod odnośnikiem Dane kontaktowe można zobaczyć szczegółowe dane Pracownika: Login, Imie i Nazwisko, Telefon, Telefon komórkowy, Fax, E-mail, Nr klienta w SAP, Uprawnienia oraz Uwagi.

Odnośnik Zmiana hasła pozwala na ustawienie Pracownikowi nowego hasła dostępowego do systemu (np. gdy użytkownik zapomniał swoje hasło).

Odnośnik Edycja danych pozwala natomiast na podanie lub zmienienie pozostałych danych pracownika: Imię, Nazwisko, Telefon, Telefon komórkowy, Fax, E-mail, Nr klienta w SAP, Uprawnienia, Aktywność, Uwagi.

8.5. Produkty
Za pomocą tej opcji możliwe jest zarządzanie katalogiem produktów. Produkty zostały podzielone na kategorie, które widoczne są w postaci listy zaraz po wybraniu tej opcji. Dzięki kategorią możliwe jest posegregowanie produktów na mniejsze grupy, by łatwiej można było nimi zarządzać (np. gwoździe, zszywki, itp.).

Każdą z kategorii można zaznaczyć na następnie za pomocą przycisku Kasuj usunąć. Podobnie za pomocą przycisku Deaktywuj i Aktywuj kategorie można deaktywować i aktywować. Odnośnik Dodaj kategorię pozwala na stworzenie nowej kategorii.

Klikając na nazwę wybranej kategorii przechodzimy do Listy produktów znajdujących się w tej kategorii. Na liście tej prezentowane są produkty podzielone z racji ich dużej ilości na poszczególne strony. Kolejne strony możemy przeglądać wciskając odnośnik Poprzednia, Następna lub odnośnik z numerem odpowiedniej strony.

Podobnie jak w przypadku kategorii produktów oraz Pracowników, każdy wiersz można zaznaczyć a następnie użyć przycisku Kasuj, Deaktywuj lub Aktywuj. Aby móc szybko odszukać dany produkt, można posłużyć się mechanizmem filtrów. Na liście podawane są dla każdego produktu w kolejnych kolumnach jego: Kod, Nazwa i Cena katalogowa. Nad tymi kolumnami znajdują się pola pozwalające na wpisanie nazwy kodu szukanego produktu lub fragmentu jego nazwy. Po wpisaniu i wciśnięciu Filtruj lista zostanie zawężona tylko do produktów spełniających kryteria filtra. Wciśnięcie przycisku Pokaż wszystko spowoduje ponownie pokazanie wszystkich produktów.

Wciśnięcie na Nazwie produktu spowoduje przejście do strony pokazującej szczegóły produktu. Podgląd pokazuje Kod, Nazwę, Cenę i Aktywność produktu. Natomiast Edycja pozwala na zmianę tych danych a dodatkowo podanie Opisu.

Za pomocą odnośnika Dodaj nowy możliwe jest dodanie nowego produktu. W tym przypadku również należy podać Kod, Nazwę, Cenę i Opis produktu. Domyślnie produkt zaznaczony będzie jako Aktywny.

Odnośnik Edycja kategorii pozwala na zmianę Nazwy, Aktywności i Opisu kategorii, w której się znajdujemy.

8.6. Klienci
Po wejściu w opcję Klienci, pokazuje się Lista klientów aktywnych oraz poniżej jeśli są jacyś nieaktywni, to również nieaktywnych. Lista klientów podzielona jest na strony. Kolejne strony z klientami można przeglądać posługując się odnośnikiem poprzednia lub następna lub klikając bezpośrednio na numer strony.

Na Liście klientów pokazywana jest Nazwa firmy, Skrót, EXACT oraz NIP. System pozwala na szybkie znalezienie konkretnego klienta, dzięki zastosowaniu mechanizmu filtrów. Aby z niego skorzystać, należy w polu tekstowym znajdującym się pod nagłówkiem odpowiedniej kolumny wprowadzić fragment nazwy firmy szukanego klienta lub jego skrót lub numer EXACT lub NIP. Po podaniu tych informacji, należy nacisnąć przycisk Filtruj. W wyniku jego działania program pokaże na Liście klientów tylko tych, którzy spełniają podane warunki filtrowania. Jeśli zostanie podanych więcej niż jeden warunek, to pokazani zostaną tylko ci klienci, którzy spełniają równocześnie wszystkie te warunki.

Powrót do pełnej Listy klientów następuje po wciśnięciu przycisku Pokaż wszystko. Aby ułatwić pracę szefowi inżynierów ds. sprzedaży oraz głównemu księgowemu, dodano również funkcję Pokaż do zaakceptowania. Wciśnięcie tego przycisku spowoduje pokazanie tylko tych klientów, dla których wprowadzono jakąś nową propozycję warunków handlowych lub cennika indywidualnego - a nie została ona ani zaakceptowana ani odrzucona. Aby ułatwić pracę operatorowi EXACT'a dodano funkcję Pokaż do zarejestrowania, w wyniku której pokazani zostaną tylko ci z klientów, dla których zaakceptowane zostały jakieś nowe warunki handlowe lub cennik indywidualny i należy te dane zarejestrować w systemie EXACT.

Obok każdego wiersza z klientem znajduje się pole wyboru. Po jego zaznaczeniu można za pomocą przycisku Kasuj usunąć wszystkich wskazanych klientów. Natomiast za pomocą przycisku Deaktywuj lub Aktywuj można odpowiednio wszystkich wskazanych klientów deaktywować lub aktywować.

W menu górny po wejściu do opcji Klient pojawia oprócz Listy klientów się również opcja Dodaj nowego. Jej użycie spowoduje przejście do strony umożliwiającej dodanie nowego klienta.

Dodawanie nowego klienta wymaga wypełnienia szeregu pól, z których wymagane to: Skrót, Nazwa firmy, NIP, Adres firmy, Imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz przypisanie Inżyniera ds. sprzedaży. Dodatkowo można wypełnić pola: Numer EXACT, Telefon, Telefon komórkowy, Fax, E-mail, numer Nr klienta w SAP, Adres dostawy 1, Adres dostawy 2, Adres dostawy 3 oraz pole na dowolne Uwagi. Wciśnięcie przycisku Zapisz spowoduje zapisanie danych i dodanie nowego klienta. Przycisk Anuluj pozwala wycofać się z przeprowadzanej operacji. Nowo dodany klient otrzymuje domyślne Warunki handlowe (dostawa na koszt klienta, płatność gotówką, brak rabatów, limit kredytu 0 PLN) oraz brak indywidualnego cennika - co oznacza, że klienta obowiązują ceny katalogowe (a więc cennik o kodzie 002 wyrażony w PLN).

Znajdując się na Liście klientów, można przejść do przeglądania karty dowolnie wybranego klienta, poprzez kliknięcie na jego Nazwie firmy.

Na Karcie klienta pokazywane są informacje: Skrót, Nazwa firmy, Numer EXACT, NIP, Adres firmy, Osoba kontaktowa, Telefon, Telefon komórkowy, Fax, E-mail, Nr klienta w SAP, Inżynier ds. sprzedaży, Adres dostawy 1, Adres dostawy 2, Adres dostawy 3, Uwagi.

Poniżej podawane są Aktualne warunki handlowe: Warunki dostawy, Warunki płatności, Rabaty, Limit kredytu, Data rozpoczęcia obowiązywania aktualnych warunków, Uwagi.

Jeszcze niżej pokazywany jest Aktualny cennik indywidualny: Kod cennika, Waluta, Data rozpoczęcia obowiązywania aktualnego cennika, Uwagi. Dalej wyświetlona zostaje Lista produktów wchodząca w skład cennika indywidualnego, dla których ustalono dla tego klienta inną cenę niż katalogowa. Na liście pokazywany jest Kod produktu, jego Nazwa, Cena katalogowa i Cena indywidualna. Do dyspozycji oddano również mechanizm filtrowania tej Listy produktów.

W menu górnym dostępna jest również opcja Edycja danych. Opcja ta pozwala na zmianę lub uzupełnienie podstawowych danych klienta, które można było podać również w trakcie dodawania nowego klienta.

W menu górnym znajdują się również 2 opcje pozwalające na przeglądanie historii i propozycji nowych warunków handlowych - Warunki lista oraz Cenników indywidualnych - Cennik lista. Obie te opcje, po ich wybraniu, pokazują listę z dwiema kolumnami: Początek obowiązywania oraz Status. Kolejne warunki i cenniki przypisywane klientowi prezentowane są chronologicznie według daty rozpoczęcia ich obowiązywania. Każdy z tych warunków lub cenników może znajdować się w innym trybie opisanym za pomocą kolumny Status. Aktualnie obowiązujące oznacza, iż dane warunki lub cennik zostały zaakceptowane oraz ich data rozpoczęcia obowiązywania już się zaczęła. Inne informacje w polu status informują o tym, czy jest to nowa propozycja lub czy są to dane już nieobowiązujące - historyczne. System pozwala na przechowywanie dowolnie dużej ilości danych historycznych oraz nowych propozycji.

Kliknięcie na odnośnik przy dacie rozpoczęcia obowiązywania pozwala na przeglądnięcie szczegółów wybranych warunków lub cennika. Podano w nich nie tylko pełną informację ale również o tym kto i kiedy te dane do systemu wprowadził, zaakceptował bądź odrzucił oraz zarejestrował w systemie EXACT.

Również z poziomu tego widoku można przeglądane warunki handlowe bądź cennik zmienić, jeśli nie został jeszcze zaakceptowany bądź odrzucony poprzez wciśnięcie przycisku Koryguj. Opcji tej może użyć sam Inżynier ds. sprzedaży, który taką propozycję wprowadził, bądź jego szef lub główny księgowy.

Możliwe jest z tego poziomu również wybranie opcji Akceptuj, Odrzuć lub Zarejestruj, zależnie od tego na jakim etapie znajduje się nowa propozycja.

Pomiędzy kolejnymi warunkami bądź cennikami, w ramach tego samego klienta, można przełączać się za pomocą odnośnika Starsze lub Nowsze. Dodatkowo by zwiększyć wygodę pracy osób analizujących nowe propozycje, są one prezentowane tak by można było łatwo porównać co zostało zmienione w stosunku do danych aktualnie obowiązujących. Różnice zostały zaznaczone na czerwono.

W menu górnym znajduje się również opcja Nowe warunki. Pozwala ona na zgłoszenie nowych warunków handlowych. Po jej wybraniu można podać: Warunki dostawy, Warunki płatności, Rabaty, Limit kredytu w PLN, Data rozpoczęcia obowiązywania oraz Uwagi. Aby łatwiej było podawać nowe warunki, to wszystkie pola zostały wstępnie wypełnione warunkami aktualnie obowiązującymi. Jeśli chce się, któryś z nich zmienić, wystarczy intuicyjnie zmienić wartość znajdującą się w odpowiednim polu. Wprowadzone dane potwierdza się wciskając przycisk Zapisz, bądź wycofuje wciskając Anuluj.

Analogicznie należy posłużyć się opcją z górnego menu - Nowy cennik. Podać można: Kod cennika, Walutę, Datę rozpoczęcia obowiązywania oraz Uwagi. Przycisk Anuluj pozwala wycofać się z przeprowadzanej operacji, a przycisk Przejdź do edycji listy cen pozwala na kontynuowanie tworzenia nowego cennika. Kontynuacja polega na zmianie cen produktów aktualnie znajdujących się w cenniku indywidualnym klienta, usunięcie z niego pewnych produktów, bądź dodanie nowych. Zmiana cen jest możliwa dzięki przyciskowi Zapisz ceny. Dzięki niemu można jednocześnie zmienić ceny kilku produktów oraz zapisać je za jednym razem. Przycisk Dodaj produkt o kodzie pozwala na dodanie nowego produktu. Natomiast pola wyboru oraz przycisk Kasuj pozwala na usunięcie ich z cennika. By wygodnie poruszać się po większych listach produktów, udostępniono mechanizm filtrowania - przycisk Filtruj i Pokaż wszystko.

Również na tym etapie można się wycofać wciskając przycisk Anuluj. Natomiast przycisk Wyślij do akceptacji kończy edycję nowego cennika i zapisuje wprowadzone dane.


System Obsługi Klientów © 2006 Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone